Công chứng hợp đồng thuê nhà có bắt buộc đăng ký tại UBND không?
Khi ký kết hợp đồng thuê nhà, nhiều người thắc mắc: đã công chứng rồi thì có cần đăng ký hợp đồng thuê nhà tại UBND không? Đây là vấn đề pháp lý quan trọng bởi nó ảnh hưởng đến giá trị pháp lý của hợp đồng, quyền và nghĩa vụ các bên, cũng như việc sử dụng hợp đồng để thực hiện các thủ tục hành chính như đăng ký kinh doanh, tạm trú, kê khai thuế… Bài viết dưới đây sẽ làm rõ quy định pháp luật hiện hành về việc đăng ký hợp đồng thuê nhà, các trường hợp bắt buộc và không bắt buộc, đồng thời cung cấp ví dụ thực tế để bạn dễ hình dung.
1. Căn cứ pháp lý liên quan đến công chứng và đăng ký hợp đồng thuê nhà
1.1. Bộ luật Dân sự 2015
Điều 472: Hợp đồng thuê tài sản là sự thỏa thuận giữa các bên.
Điều 500: Việc công chứng, chứng thực, đăng ký đối với hợp đồng thuê tài sản được thực hiện theo quy định của luật.
1.2. Luật Nhà ở 2014
Điều 121: Hợp đồng thuê nhà ở phải lập thành văn bản.
Điều 122: Không bắt buộc công chứng, chứng thực, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận hoặc pháp luật có quy định.
1.3. Luật Đất đai 2013
Điều 95: Chỉ một số loại hợp đồng liên quan đến quyền sử dụng đất mới bắt buộc đăng ký.
1.4. Luật Quản lý thuế 2019
Bên cho thuê nhà có nghĩa vụ khai và nộp thuế. Việc kê khai thường gắn liền với việc đăng ký hợp đồng thuê nhà tại UBND phường/xã để làm căn cứ tính thuế.
2. Phân biệt công chứng và đăng ký hợp đồng thuê nhà
2.1. Công chứng hợp đồng thuê nhà
Là việc hợp đồng được công chứng viên tại văn phòng công chứng xác nhận về nội dung và chữ ký các bên.
Tác dụng: Tăng giá trị pháp lý, hạn chế tranh chấp, dùng làm căn cứ khi giải quyết tại tòa.
2.2. Đăng ký hợp đồng thuê nhà tại UBND
Là việc người cho thuê/thuê nộp bản hợp đồng cho cơ quan nhà nước (thường là UBND phường/xã hoặc cơ quan thuế).
Tác dụng:
Xác lập nghĩa vụ thuế với cơ quan thuế (nếu phát sinh doanh thu cho thuê).
Là căn cứ để người thuê đăng ký tạm trú, hoặc doanh nghiệp đăng ký trụ sở kinh doanh tại địa chỉ thuê.
>>> Xem thêm: Quy trình công chứng giấy tờ nhà đất tại văn phòng công chứng từ A – Z
3. Trường hợp nào phải đăng ký hợp đồng thuê nhà?
3.1. Trường hợp bắt buộc đăng ký
Cho thuê nhà để làm trụ sở công ty, văn phòng, địa điểm kinh doanh: Cần hợp đồng công chứng và được đăng ký tại UBND hoặc cơ quan thuế để làm thủ tục đăng ký kinh doanh.
Cho thuê dài hạn có phát sinh thu nhập: Chủ nhà phải đăng ký kê khai thuế tại chi cục thuế địa phương (thường yêu cầu bản hợp đồng có xác nhận của chính quyền địa phương hoặc đã công chứng).
Người thuê là người nước ngoài cần đăng ký tạm trú: Công an phường thường yêu cầu hợp đồng thuê nhà đã được công chứng hoặc có xác nhận của địa phương.
Thuê nhà ở để ở với thời hạn ngắn (1–6 tháng), giá trị thấp, hai bên không có nhu cầu kê khai thuế hay đăng ký tạm trú.
Các bên chỉ cần lập hợp đồng bằng văn bản, không cần đăng ký nếu không phát sinh thủ tục hành chính khác.
4. Ví dụ minh họa thực tế
Trường hợp 1: Anh H thuê một căn hộ trong 12 tháng để mở văn phòng làm việc. Anh yêu cầu chủ nhà công chứng hợp đồng và mang bản sao đến UBND phường để xin xác nhận. Sau đó, anh nộp hợp đồng này để đăng ký địa điểm kinh doanh. Nếu không có bước đăng ký, hồ sơ bị từ chối vì thiếu căn cứ hợp pháp sử dụng nhà.
Trường hợp 2: Chị M thuê nhà để ở trong 6 tháng, không yêu cầu đăng ký tạm trú và chủ nhà không khai thuế cho thuê. Hai bên chỉ lập hợp đồng viết tay và không cần công chứng hay đăng ký. Hợp đồng vẫn có hiệu lực nếu nội dung rõ ràng, không vi phạm pháp luật.
>>> Xem thêm: Mức phí công chứngmới nhất theo quy định của pháp luật năm 2025
5. Hướng dẫn thực hiện thủ tục tại UBND/cơ quan thuế
5.1. Hồ sơ cần chuẩn bị
Hợp đồng thuê nhà (bản chính hoặc bản sao công chứng)
Giấy tờ tùy thân của các bên (CMND/CCCD/hộ chiếu)
Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà (sổ hồng)
Tờ khai thuế (nếu có yêu cầu kê khai)
5.2. Nơi nộp hồ sơ
UBND phường/xã nơi có bất động sản thuê
Chi cục thuế địa phương (nếu đăng ký nghĩa vụ thuế cho bên cho thuê)
5.3. Lưu ý
Không phải địa phương nào cũng yêu cầu đăng ký tại UBND. Tùy mục đích sử dụng mà bên thuê nên xác định có cần thiết hay không.
Một số thủ tục hành chính như đăng ký kinh doanh, mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp, xin giấy phép con… thường yêu cầu hợp đồng thuê nhà đã đăng ký hoặc công chứng.
Việc công chứng hợp đồng thuê nhà không đồng nghĩa là đã đăng ký tại UBND. Việc đăng ký hợp đồng thuê nhà có bắt buộc hay không phụ thuộc vào mục đích sử dụng, đối tượng thuê, thời hạn thuê và nghĩa vụ thuế. Nếu bạn thuê nhà để kinh doanh, đăng ký tạm trú hoặc cần xuất trình hợp đồng tại các cơ quan nhà nước thì việc đăng ký tại UBND hoặc cơ quan thuế là cần thiết.
Trước khi ký hợp đồng, các bên nên xác định rõ nhu cầu sử dụng, mục đích thuê để lựa chọn hình thức công chứng – đăng ký phù hợp. Việc thực hiện đầy đủ thủ tục sẽ giúp hợp đồng có giá trị pháp lý cao, tránh được nhiều rủi ro sau này.
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ:Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.Ngoài ra, chúng tôi có đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Công chứng ngoài trụ sở, tại nhà riêng miễn phí
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Hotline: 09.66.22.7979 hoặc 0935.669.669
Địa chỉ: số 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, thành phố Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
