Trong nhiều trường hợp, người dân làm mất bản gốc giấy tờ quan trọng như bằng cấp, sổ đỏ, giấy khai sinh, và chỉ còn giữ bản photo hoặc bản sao công chứng cũ. Câu hỏi đặt ra là: sao y khi mất bản gốc có được không? Pháp luật hiện hành quy định như thế nào? Cần làm gì để hợp pháp hóa giấy tờ đã mất bản chính? Bài viết này sẽ giải đáp đầy đủ, có dẫn chiếu quy định pháp luật và ví dụ minh họa cụ thể.
>>> Xem thêm: Bạn có biết lợi ích lớn khi sử dụng dịch vụ công chứng giấy tờ online?
1. Quy định pháp luật về điều kiện sao y chứng thực
Theo Điều 5, Nghị định 23/2015/NĐ-CP, điều kiện để được chứng thực bản sao là:
“Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính làm cơ sở để chứng thực bản sao.”
Như vậy, bắt buộc phải có bản chính thì cơ quan mới được quyền xác nhận nội dung sao y.
=> Kết luận quan trọng: Không có bản chính thì không được phép sao y chứng thực theo đúng quy định pháp luật hiện hành.
2. Vì sao không được sao y khi mất bản gốc?
2.1 Tránh làm giả, làm sai lệch nội dung nên không được sao y khi mất bản gốc
Không có bản gốc thì không có căn cứ đối chiếu nội dung, không thể đảm bảo tính chính xác và hợp pháp.
2.2 Bản sao đã công chứng không thể dùng để sao y tiếp nên không được sao y khi mất bản gốc
Luật không cho phép chứng thực từ bản đã được công chứng trước đó. Mỗi lần chứng thực phải đối chiếu với bản gốc gốc, chứ không được “sao y từ bản sao”.
Ví dụ thực tế: Anh Hòa bị mất sổ đỏ gốc nhưng còn giữ bản sao công chứng từ năm 2020. Khi đến UBND xã để xin sao y lại bản này, cán bộ từ chối vì không có bản chính để đối chiếu, và bản sao cũ không thể dùng làm cơ sở pháp lý để sao y tiếp.
3. Giải pháp khi mất bản gốc giấy tờ
3.1 Trường hợp giấy tờ có thể xin cấp lại
Một số giấy tờ cho phép xin cấp lại bản chính, ví dụ:
CCCD, giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn: xin lại tại nơi cấp
Bằng cấp, học bạ: liên hệ cơ sở giáo dục để cấp bản sao trích lục
Sổ đỏ: làm thủ tục cấp lại Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất theo Điều 77 Nghị định 43/2014/NĐ-CP
Ví dụ: Chị Lan làm mất bằng tốt nghiệp đại học. Trường đại học xác nhận và cấp lại bản trích lục gốc, sau đó chị có thể dùng bản này để chứng thực bản sao.
Một số tài liệu cá nhân, tài sản như hợp đồng vay tiền viết tay, di chúc chưa công chứng… nếu bị mất sẽ không thể chứng thực lại. Trong trường hợp này, nên lưu giữ bản gốc cẩn thận hoặc công chứng, chứng thực ngay sau khi lập để tăng tính pháp lý.
Sao y khi mất bản gốc là việc không được phép theo quy định pháp luật hiện hành. Nếu bạn làm mất giấy tờ gốc, cần tìm cách xin cấp lại bản chính hoặc bản trích lục hợp pháp. Việc cố gắng chứng thực từ bản sao cũ hoặc bản photo sẽ bị từ chối và có thể dẫn đến hậu quả pháp lý nếu phát sinh gian lận.
Nếu bạn đang gặp khó khăn vì mất giấy tờ quan trọng và cần hỗ trợ thủ tục xin lại hoặc công chứng giấy tờ mới, hãy liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ qua số 0966.22.7979 để được hỗ trợ chính xác, đúng quy định và nhanh chóng.
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
