Khi thực hiện thủ tục hành chính, nộp hồ sơ xin việc, mua bán nhà đất, vay vốn ngân hàng…, bạn thường được yêu cầu nộp bản sao công chứng. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết bản sao công chứng có thời hạn bao lâu, khi nào phải xin lại bản mới, và cơ quan nào có thể từ chối bản cũ. Bài viết này sẽ giúp bạn làm rõ vấn đề này một cách chi tiết, có căn cứ pháp luật và ví dụ thực tế.
>>> Xem thêm: Bí quyết để không mất thời gian chờ đợi khi làm công chứng giấy tờ.
1. Bản sao công chứng là gì?
Theo Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, bản sao công chứng (hay bản sao chứng thực từ bản chính) là bản chụp lại từ bản gốc, được cơ quan có thẩm quyền xác nhận là đúng với bản chính.
Các giấy tờ thường được chứng thực bản sao bao gồm:
CCCD, hộ khẩu, giấy khai sinh
Bằng cấp, chứng chỉ, học bạ
Giấy tờ nhà đất (sổ đỏ, hợp đồng mua bán…)
Giấy đăng ký kết hôn, khai tử
Giấy tờ xe, bảo hiểm…
2. Thời hạn bản sao công chứng theo quy định pháp luật
2.1 Pháp luật không quy định cụ thể về thời hạn
Theo Điều 3 Thông tư 01/2020/TT-BTP hướng dẫn Nghị định 23/2015/NĐ-CP:
“Bản sao được chứng thực có giá trị sử dụng thay bản chính trong các giao dịch, thủ tục hành chính, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.”
=> Như vậy, bản sao công chứng không có thời hạn tuyệt đối, mà phụ thuộc vào:
Tính chất, thời hạn hiệu lực của bản chính
Yêu cầu cụ thể của cơ quan tiếp nhận hồ sơ
2.2 Cơ quan có thể yêu cầu bản sao mới
Trong thực tế, nhiều cơ quan hành chính, trường học, ngân hàng… thường chỉ chấp nhận bản sao có thời gian công chứng không quá 3 – 6 tháng, để đảm bảo thông tin còn giá trị cập nhật.
Ví dụ thực tế: Anh Minh nộp hồ sơ vay vốn ngân hàng BIDV. Dù anh có bản sao công chứng sổ đỏ từ năm trước, nhưng phía ngân hàng yêu cầu bản mới công chứng trong vòng 3 tháng gần nhất, nhằm xác minh tài sản chưa chuyển nhượng.
Ví dụ: Bằng đại học của chị H. bị nhà trường phát hiện cấp sai và đã thu hồi. Dù chị có bản sao công chứng trước đó, nhưng hiện tại không thể dùng vì bản gốc đã bị hủy.
3.2 Có giấy tờ thay thế mới hơn
Một số giấy tờ có số thay đổi như: CCCD mới, hộ khẩu bị thu hồi, giấy đăng ký xe đổi chủ… thì bản sao cũ không còn giá trị.
3.3 Cơ quan yêu cầu bản cập nhật mới do hết thời hạn bản sao công chứng
Dù bản sao còn nguyên vẹn, nếu đơn vị tiếp nhận yêu cầu bản công chứng gần nhất, bạn vẫn cần thực hiện lại để đảm bảo hợp lệ.
>>> Xem thêm: Phí công chứng có thể được hoàn lại nếu hợp đồng bị hủy ngang không?
4. Khi nào thời hạn bản sao công chứng hết và nên xin bản sao công chứng mới?
Bạn nên thực hiện lại bản sao công chứng khi:
Giấy tờ bản gốc đã có thay đổi, cập nhật
Hồ sơ chuẩn bị nộp cho ngân hàng, cơ quan nhà nước, tòa án…
Bản sao hiện tại đã được công chứng từ trên 6 tháng
Bản sao bị rách, mờ, không rõ dấu công chứng
5. Nơi cấp bản sao công chứng uy tín, nhanh gọn
Bạn có thể xin bản sao công chứng tại:
Văn phòng công chứng, phòng công chứng nhà nước
UBND cấp xã/phường
Phòng Tư pháp quận/huyện
Đại sứ quán, lãnh sự quán Việt Nam (với công dân ở nước ngoài)
Lưu ý: Luôn mang bản chính giấy tờ để đối chiếu và không dùng bản photo từ bản công chứng để yêu cầu chứng thực lại.
Thời hạn bản sao công chứng không được quy định cố định trong luật, nhưng trên thực tế, bạn nên sử dụng bản sao công chứng trong vòng 3 – 6 tháng để đảm bảo tính cập nhật và dễ được chấp nhận. Trong các thủ tục quan trọng, hãy chuẩn bị bản mới công chứng để tránh bị trả hồ sơ hoặc yêu cầu bổ sung giấy tờ.
Nếu bạn cần thực hiện sao y nhiều loại giấy tờ hoặc chưa rõ hồ sơ của mình có hợp lệ hay không, hãy liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ qua số 0966.22.7979 để được hướng dẫn chi tiết, đúng quy định và thực hiện nhanh chóng.
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
