Sai tên, sai số trên giấy tờ – có được chứng thực không?
Trong các thủ tục hành chính, việc một giấy tờ bị ghi sai tên, sai số CCCD, ngày sinh hoặc các thông tin khác không phải là hiếm gặp. Nhiều người băn khoăn: giấy tờ sai thông tin có được chứng thực không? Bài viết này sẽ làm rõ căn cứ pháp lý và cách xử lý trong từng trường hợp cụ thể, giúp bạn tránh bị từ chối hồ sơ hoặc phát sinh rắc rối không đáng có.
>>> Xem thêm: Tất cả câu hỏi thường gặp về công chứng giấy tờ đã được giải đáp.
1. Quy định pháp luật về chứng thực giấy tờ
Theo Điều 18 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, việc chứng thực bản sao từ bản chính phải căn cứ trên tính đầy đủ, chính xác, rõ ràng của giấy tờ gốc.
Trích dẫn pháp luật: “Người thực hiện chứng thực phải kiểm tra bản chính, bảo đảm bản chính đầy đủ, rõ ràng, không bị sửa chữa, tẩy xóa, không có dấu hiệu giả mạo…”
=> Như vậy, nếu giấy tờ có lỗi sai thông tin rõ ràng, người có thẩm quyền có quyền từ chối chứng thực, đặc biệt nếu lỗi sai đó ảnh hưởng đến tính xác thực và đối chiếu danh tính.
2. Giấy tờ sai thông tin – những trường hợp thường gặp
2.1 Sai tên họ, ngày tháng năm sinh
Do lỗi đánh máy, in ấn từ phía cơ quan cấp
Do công dân thay đổi họ tên mà chưa cập nhật trên các giấy tờ liên quan
Ví dụ: Anh Hùng đổi tên từ “Nguyễn Văn Hùng” thành “Nguyễn Minh Hùng” theo quyết định của TAND quận. Tuy nhiên, bằng tốt nghiệp cấp 3 vẫn ghi tên cũ. Khi đi sao y, cán bộ từ chối vì không có quyết định đổi tên kèm theo để đối chiếu.
3.2 Trường hợp giấy tờ sai thông tin vẫn có thể được chứng thực
Sai sót nhỏ, không ảnh hưởng đến đối chiếu nhân thân
Có kèm theo văn bản xác nhận, đính chính, quyết định đổi tên hoặc văn bản hợp pháp chứng minh lý do sai
Ví dụ: Chị Lan có bằng tốt nghiệp đại học ghi số CMND cũ, nay dùng CCCD gắn chip với số khác. Khi mang bằng đi sao y, chị xuất trình thêm giấy xác nhận chuyển đổi CMND sang CCCD, nên vẫn được chứng thực.
>>> Xem thêm: Thủ tục công chứng có khác nhau giữa hợp đồng dân sự và hợp đồng thương mại không?
4. Giải pháp khi giấy tờ sai thông tin
4.1 Xin điều chỉnh, cấp lại giấy tờ
Nộp đơn điều chỉnh thông tin tại cơ quan đã cấp giấy tờ
Ví dụ: sai tên trong khai sinh => xin cải chính hộ tịch tại UBND cấp xã
4.2 Làm văn bản giải trình hoặc xác nhận
Nếu giấy không thể chỉnh sửa, bạn có thể lập văn bản cam kết, giải trình, xác nhận lý do sai sót
Một số cơ quan chấp nhận đi kèm khi nộp hồ sơ
4.3 Đến đúng nơi có thẩm quyền
Nên đến văn phòng công chứng hoặc UBND phường có kinh nghiệm xử lý giấy tờ lỗi
Cung cấp đầy đủ giấy tờ liên quan để đối chiếu khi cần
Việc chứng thực giấy tờ sai thông tin phụ thuộc vào mức độ sai sót, khả năng xác minh và căn cứ đi kèm. Nếu giấy tờ có lỗi nhỏ và có tài liệu chứng minh hợp lệ, bạn vẫn có thể được chứng thực. Tuy nhiên, trong trường hợp thông tin mâu thuẫn nghiêm trọng, nên làm thủ tục cải chính hoặc xin cấp lại trước khi đi chứng thực để tránh bị từ chối.
Nếu bạn đang gặp khó khăn với giấy tờ sai thông tin, hãy liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ qua số 0966.22.7979 để được hỗ trợ rà soát, tư vấn thủ tục hợp lệ và đảm bảo chứng thực đúng quy định.
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
